Prospection à l’étranger, repas d’affaires, visite de chantiers, télétravail… Différentes situations peuvent nécessiter le déplacement des salariés. En fonction de leur mission, ils peuvent engager des dépenses qui génèrent des droits au remboursement de la part de leur employeur. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Zoom sur les frais professionnels !
Les frais professionnels, c’est quoi ?
Les frais professionnels désignent l’ensemble des dépenses engendrées par les déplacements des salariés d’une entreprise dans le cadre de leurs fonctions. Celles-ci peuvent concerner les missions complexes comme les voyages d’affaires à l’étranger, mais aussi les déplacements simples comme le fait de se rendre sur le lieu de travail. Si vous avez besoin d’autres informations, pensez à consulter ce lien web ! Vous y trouverez un guide complet sur ce qu’il faut savoir à propos des frais professionnels.
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Quels sont les différents frais professionnels ?
De nombreuses dépenses sont considérées comme des frais professionnels :
Les frais de repas
Les frais professionnels de nourriture correspondent généralement à des repas pris dans un point de restauration lors des déplacements professionnels.
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Les frais de transport
Les frais de transport correspondent aux frais engagés lors des déplacements professionnels. Ils concernent, par exemple, l’achat des billets de train ou d’avion ou encore les courses en taxi…
Les frais de voiture
Les frais de voiture englobent les dépenses engagées par un salarié quand il utilise sa propre voiture dans le cadre de son métier. Dans ce cas, il peut demander un remboursement quant aux frais professionnels occasionnés à cet effet. Et ce, qu’il s’agisse d’une automobile, d’une motocyclette ou d’un scooter.
Sachez toutefois que le dédommagement est accordé dans la limite d’un aller-retour par jour, de moins de 40 kilomètres, toujours dans le cadre d’un usage professionnel. Pour les longues distances, il faudra justifier l’éloignement.
Les frais de grand déplacement
Ils comprennent les dépenses de nourriture et de logement occasionnées lors d’un déplacement professionnel. Ce dernier doit avoir lieu à plus de 50 km de la résidence du travailleur.
Les frais liés au télétravail
Ces frais englobent les dépenses engagées par les salariés qui exercent leur métier en télétravail. C’est, par exemple, le cas des frais de location d’un espace de coworking, de la connexion Internet, etc.
Les frais de mobilité
Les frais de mobilité comprennent les dépenses créées en cas de mutations par exemple, notamment celles qui nécessitent un déménagement. Ils incluent aussi les dépenses d’hébergement provisoire en attendant de trouver une nouvelle maison.
Les frais d’habillage
Cela peut sembler curieux, mais les frais d’habillage sont également considérés comme des frais professionnels. En effet, il peut arriver que le salarié doive porter une tenue spécifique comme un uniforme par exemple.
D’autres frais
Il existe d’autres dépenses que l’on peut qualifier de frais professionnels, à l’instar des frais de documentation professionnelle, des frais de stage, des frais de double résidence ou des cotisations syndicales…
Comment obtenir le remboursement des frais professionnels ?
En présentant des notes de frais appuyés de justificatifs, tout salarié peut prétendre à un remboursement des frais professionnels. Deux cas sont possibles :
- Le remboursement au forfait : l’employeur verse une prime mensuelle au salarié en guise de dédommagement de ses frais professionnels.
- Le remboursement au réel : l’entreprise verse les sommes exactes avancées par le collaborateur lors de ses déplacements.
